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建设档案密集架的档案室必须专用,不能与办公室合用,也不能同时存放其他物品;
档案室必须坚固,至少应是正规的建筑物,不能是临时建筑;
档案室应远离火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防光等基本要求。因此,全木质结构房屋不宜作档案库房使用,一般的地下室也不能作档案库房使用。
库房门窗应有较好的封闭性,而且好是人流量较少的地方为佳。
一般办公空间的具体面积不会大,可以分成两个区域:一个为档案放置区域,安排远离门窗的地方,其中放置几排档案密集架;一个为办公区域,放置一套桌椅,为管理员办公处所。