大多数的档案管理员都会先将资料存放进档案盒中，然后再摆放到密集架上，但是每个档案盒外形都是一样的，我们在存取资料的时候容易认错这该怎么解决呢？

其实我们可以在每个档案盒上进行标记字母和数字，这表示档案盒的位置。我们可以将字母作为层数的标记，以数字作为列的位置。这样就可以准确的找到资料的位置了。

在整理档案盒的时候，档案管理员一般会将档案盒对齐整理，这样看起来整齐美观，但却不是很容易就能做好。我们再存防资料的时候，可以留一个档案盒作为取齐板，双手平握，与架体档案垂直，然后用这盒档案轻轻将资料盒进行平移，多推几遍就可以让整列资料盒变得整整齐齐了。

好好利用这些方法，可以为档案管理人员整节省不少整理档案资料的时间，提高办公效率。我们生活中也可以使用这些方法，也许可以给我们省不少时间和力气。密集架作为档案室现常用的文件整理柜，产品采用分列分层的结构。这种层次分明的结构为合理分类资料提供了前提，管理员可以将同类资料放在同一列中，再根据特定的分类将文件整理在密集架的每层当中。密集架的这种结构能够帮助我们整理档案文件，再配合上这些小方法的话就能大大提高工作效率。