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档案整理工作离不开的设备-档案密集架

文章出处:常州市武新图书设备用品有限公司 人气:0发布人:武新-密集架厂家发表时间:2021-05-12 13:23:46

档案整理为什么要用档案密集架?相信大家都知道档案资料的重要,不仅可以记录现在的资料信息,还能借鉴经验,非常珍贵,需要我们好好保管。想要好好保存少不了就需要购买一些存储设备。一开始是使用办公桌的抽屉和文件柜简易收纳,后来发展成档案柜,现在开始普遍使用档案密集架。

手动档案密集架.jpg

档案管理为什么要用密集架,那是因为堆积如山的档案,传统的文件柜已经无法满足。基本大家办公空间都会很乱,如果没有合理收纳起来,查找也很不方便,可能找一份资料要花费半天甚至更久,找到了也就算了,找不到就麻烦了,所以想要更好的保护档案资料还是要靠档案密集架,密集架不仅防火防潮,还能防尘防虫,简直就是纸质文件的保护伞。

档案管理的主要内容包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案查阅、档案统计分析、档案编写和科学研究(见档案文献编撰)、以及档案提供充分利用的工作。其中最重要的就是档案整理,那么档案整理工作要怎么进行哪?

1.整理档案:归档文件以件为单位,通常每份文件为一件,装入一个软卷皮。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后。文件与文件之间要按照一定的顺序排列,如可以按时间、事由等顺序排列文件,一旦文件的排列顺序固定下来,文件的件号也就相应地出来了。

2.拆钉:为了文件能够长久保管,需要把文件的金属钉拆掉。

3.编写页码:文件材料以件为单位编写页码,凡有字的均算一页,页码用阿拉伯数字编写,正面页码写在文件右下角,反面页码写在文件左下角。另外,凡归档保存的材料,均使用黑笔书写,不可使用铅笔或圆珠笔等。

4.加盖归档章:在文件首页右上角空白处加盖归档章。

5.填写归档章:归档章的内容包括:年度、保管期限、类目、件号、页数五部分。

交接手续:档案整理完毕后,由归档部门统一将目录和交接手续一并移交档案馆,电子版目录、交接手续用办公自动化发给档案馆工作人员。其中交接手续一式两份,当场进行交接,移交人、接收人签字,双方各存一份备查。

档案装具:档案整理所需的档案盒、软卷皮、备考表、归档章、档案密集架等均由单位进行采购。

档案管理如此重要,此时此刻档案整理有个档案密集架这个好帮手的话,档案整理和管理工作的效率与作用将更上一层楼。


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